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Algunas veces parece como si siempre estuviéramos en algún tipo de reunión: Reuniones mensuales de la institución, reuniones de tareas especiales en las cuales trabajar, reuniones de acciones urgentes y de comités de proyectos de las que nuestro equipo de trabajo se hace cargo. Generalmente, las reuniones toman mucho de nuestro tiempo porque son la manera en que tomamos decisiones, planeamos acciones y llevamos a cabo el trabajo que debemos realizar.
Pero, ¿Cuántas de nuestras reuniones son efectivas,
puntuales y duran el tiempo previsto? Hoy queremos compartir algunas pautas que
ayudan a mejorar las reuniones de equipo.
Cerciórate
de la confirmación de los asistentes y envíales la agenda de la cita,
enumerando los temas a tratar. Antes de enviar la invitación, debes tener claro el asunto de la reunión (si es
informativa, ejecutiva, de negociación, conciliación, entre otras) y definir
tus objetivos.
La puntualidad mantiene el orden del
día, genera serenidad y un ambiente óptimo.
Las reuniones sólo deben realizarse si realmente son necesarias. Muchos temas pueden tratarse por medio de correo electrónico, teléfono o Spark.
Aborda los temas que son del interés
de todos primero y luego los que son más particulares, esto para que quiénes no
requieren estar presentes en la reunión completa puedan retornar a sus puestos
de trabajo.
Recuerda avisar oportunamente a las
áreas implicadas la disposición de los requerimientos, siguiendo el debido
proceso para estas solicitudes.
Éstos actúan como distractores de
atención en el tema real de discusión haciendo que se minimice la efectividad
del encuentro.
Deja el espacio limpio y en el mismo
estado en que lo encontraste.
Recuerda:
“Hay que unirse, no para estar juntos,
sino para hacer algo juntos”.
sino para hacer algo juntos”.
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Es
vital no perder el foco, ni divagar ni desviarse. La vista –y la mente- siempre
fija en el propósito.
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