martes, 17 de marzo de 2015

Reuniones efectivas y productivas - Marzo 17

Reuniones efectivas y productivas:
una buena práctica que todos debemos implementar

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Algunas veces parece como si siempre estuviéramos en algún tipo de reunión: Reuniones mensuales de la institución, reuniones de tareas especiales en las cuales trabajar, reuniones de acciones urgentes y de comités de proyectos de las que nuestro equipo de trabajo se hace cargo. Generalmente, las reuniones toman mucho de nuestro tiempo porque son la manera en que tomamos decisiones, planeamos acciones y llevamos a cabo el trabajo que debemos realizar.

Pero, ¿Cuántas de nuestras reuniones son efectivas, puntuales y duran el tiempo previsto? Hoy queremos compartir algunas pautas que ayudan a mejorar las reuniones de equipo.


Cerciórate de la confirmación de los asistentes y envíales la agenda de la cita, enumerando los temas a tratar. Antes de enviar la invitación, debes  tener claro el asunto de la reunión (si es informativa, ejecutiva, de negociación, conciliación, entre otras) y definir tus objetivos.






La puntualidad mantiene el orden del día, genera serenidad y un ambiente óptimo.






Las reuniones sólo deben realizarse si realmente son necesarias. Muchos temas pueden tratarse por medio de correo electrónico, teléfono o Spark.

Aborda los temas que son del interés de todos primero y luego los que son más particulares, esto para que quiénes no requieren estar presentes en la reunión completa puedan retornar a sus puestos de trabajo.

Recuerda avisar oportunamente a las áreas implicadas la disposición de los requerimientos, siguiendo el debido proceso para estas solicitudes. 





Éstos actúan como distractores de atención en el tema real de discusión haciendo que se minimice la efectividad del encuentro.






Deja el espacio limpio y en el mismo estado en que lo encontraste.


Recuerda:
“Hay que unirse, no para estar juntos,
 sino para hacer algo juntos”.
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Es vital no perder el foco, ni divagar ni desviarse. La vista –y la mente- siempre fija en el propósito.

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