martes, 14 de abril de 2015

¿Conoces los procesos de Gestión Documental? - Abril 14


Respaldados por nuestro Manual de Gestión Documental Institucional GI-MM-025, te recordamos aspectos importantes que debes tener claros frente al alcance de las actividades que se realizan en el área de gestión documental de nuestra Clínica y su relación directa con el cuidado de la imagen corporativa.

1.     Toda la correspondencia tanto interna como externa debe ser tramitada a través del área de gestión documental, esto incluye (invitaciones, cartas, circulares, evaluaciones, licencias, vacaciones, facturas, entre muchos otros documentos).

2.     No se debe recibir en ninguna de las áreas, correspondencia que no sea entregada o radicada a través de gestión documental (es común ver a los practicantes entregando comunicados o cartas sin realizar el trámite por gestión documental y los coordinadores o quienes estos designan la reciben).

3.     Para la entrega de la correspondencia a gestión documental, las áreas deben diligenciar el formato  GI-FO-131 Emisión de correspondencia, el cual pueden descargar del listado maestro de documentos. Recuerden que con esto garantizamos la trazabilidad de la entrega y recepción, al igual que la evidencia frente alguna inconsistencia.

4.     Con el fin de garantizar la estandarización de la imagen institucional y el buen uso de los formatos, en el listado maestro de documentos pueden descargar los formatos institucionales para la realización de Cartas GI-FO-462,  Memorandos GI-FO-460 y circulares GI-FO-463, ya que es común que cada área manejen formatos diferentes  y no se tenga claridad de cuál utilizar según la situación. Por favor tener en cuenta:

La Carta. GI-FO-462
La carta comercial sirve como medio de comunicación entre dos empresas comerciales o bien una empresa con un particular, o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial. En la clínica se aplicará para el envío de solicitud de órdenes, solicitud de información, remisión de contratos, respuesta a derecho de petición, notificación de cartera, entre otros.

La Circular. GI-FO-463
La Circular es una comunicación escrita interna o externa de carácter general informativa o normativa, con el mismo texto o contenido. Se elabora cuando se dirige a más de tres (03) destinatarios, se utiliza para dar a conocer actividades internas de la Clínica, así como las normas generales, cambios, políticas y asuntos de interés común.

En la clínica aplicará para los comunicados internos que vayan dirigidos a más de 3 destinatarios, y para las cartas que tengan más de 3 destinatarios con el mismo asunto y contenido.

El Memorando. GI-FO-460
El memorando se utiliza para comunicaciones internas entre las diferentes dependencias al igual que en la carta y en todos los documentos institucionales. En la clínica aplicará para lo que se conoce como comunicado interno.

Con tu colaboración, disposición y adherencia al cumplimiento de estas actividades, garantizamos la trazabilidad, el manejo integral y la pérdida de información.

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