Respaldados por nuestro Manual de
Gestión Documental Institucional GI-MM-025, te recordamos aspectos
importantes que debes tener claros frente al alcance de las actividades que se
realizan en el área de gestión documental de nuestra Clínica y su relación
directa con el cuidado de la imagen corporativa.
1.
Toda la correspondencia
tanto interna como externa debe ser tramitada a través del área de gestión
documental, esto incluye (invitaciones, cartas, circulares, evaluaciones,
licencias, vacaciones, facturas, entre muchos otros documentos).
2.
No se debe recibir en
ninguna de las áreas, correspondencia que no sea entregada o radicada a través
de gestión documental (es común ver a los practicantes entregando comunicados o
cartas sin realizar el trámite por gestión documental y los coordinadores o
quienes estos designan la reciben).
3.
Para la entrega de la
correspondencia a gestión documental, las áreas deben diligenciar el formato
GI-FO-131 Emisión de
correspondencia, el cual pueden descargar del listado maestro de
documentos. Recuerden que con esto garantizamos la trazabilidad de la entrega y
recepción, al igual que la evidencia frente alguna inconsistencia.
4.
Con el fin de garantizar la
estandarización de la imagen institucional y el buen uso de los formatos, en el
listado maestro de documentos pueden descargar los formatos institucionales
para la realización de Cartas GI-FO-462,
Memorandos GI-FO-460 y circulares GI-FO-463, ya que es común
que cada área manejen formatos diferentes y no se tenga claridad de cuál
utilizar según la situación. Por favor tener en cuenta:
La Carta. GI-FO-462
|
La carta comercial sirve
como medio de comunicación entre dos empresas comerciales o bien una empresa
con un particular, o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o
confidencial. En la clínica se aplicará para el envío de solicitud de órdenes,
solicitud de información, remisión de contratos, respuesta a derecho de
petición, notificación de cartera, entre otros.
La Circular. GI-FO-463
|
La Circular es una
comunicación escrita interna o externa de carácter general informativa o
normativa, con el mismo texto o contenido. Se elabora cuando se dirige a más de
tres (03) destinatarios, se utiliza para dar a conocer actividades internas de
la Clínica, así como las normas generales, cambios, políticas y asuntos de
interés común.
En la clínica aplicará para
los comunicados internos que vayan dirigidos a más de 3 destinatarios, y para
las cartas que tengan más de 3 destinatarios con el mismo asunto y contenido.
El Memorando. GI-FO-460
|
El memorando se utiliza para
comunicaciones internas entre las diferentes dependencias al igual que en la
carta y en todos los documentos institucionales. En la clínica aplicará para lo
que se conoce como comunicado interno.
Con
tu colaboración, disposición y adherencia al cumplimiento de estas actividades,
garantizamos la trazabilidad, el manejo integral y la pérdida de
información.
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